Księgowanie faktury zaliczkowej
W celu zaksięgowania faktury zaliczkowej należy wprowadzić dokument księgowy (Księgowość\Dokumenty\Wprowadzanie dokumentów księgowych) tylko do ewidencji VAT - czyli przy użyciu konta księgowego w którym ustawimy:
Kolumna PKPiR: <Bez wpisu do księgi>
lub w przypadku ewidencji przychodów
Stawka ryczałtu: <Nie podlega ryczałtowi>
oraz odpowiednio wykazanym rejestrem VAT w zależności czy jest to faktura zaliczkowa zakupowa czy sprzedażowa.
Dla przykładu jeżeli wystawimy fakturę zaliczkową na kwotę 3 690 zł brutto (3 000 zł netto) należy ją zaksięgować w następujący sposób:
Dokument taki zostanie umieszczony tylko w Ewidencji VAT sprzedaży, a nie zostanie umieszczony w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów ani w Ewidencji Przychodów ze względu na odpowiednio skonfigurowane konto księgowe.
Księgowanie faktury końcowej
W celu zaksięgowania faktury końcowej należy wprowadzić dokument księgowy (Księgowość\Dokumenty\Wprowadzanie dokumentów księgowych) wskazując zarówno kwoty VAT z samej faktury końcowej, jak i kwotę netto, która ma zostać zaksięgowana do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.
Dla przykładu uwzględniając wcześniejszą zaliczkę w kwocie 3 690 zł brutto, wystawiamy fakturę końcową na kwotę 4 920 zł brutto (4 000 zł netto). W tym przypadku wprowadzamy dokument księgowy wykazując w stawkach VAT kwoty z faktury końcowej, natomiast w kwocie "Nie podlega" wpisujemy sumę kwot netto z uprzednio wystawionych faktur zaliczkowych (w naszym przypadku 3 000 zł).
Tak zaksięgowany dokument zostanie umieszczony w Ewidencji VAT sprzedaży z wartościami netto 4 000 zł oraz VAT 920 zł oraz w kwocie 7 000 zł (4 000 zł + 3 000 zł) w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów lub w Ewidencji Przychodów.
Uwagi końcowe
Analogicznie postępujemy w fakturami zakupowymi z tą różnicą że zamiast rejestru VAT 1 - Dostawa towarów i usług wybieramy odpowiedni rejestr zakupowy. W przypadku ewidencji przychodów nie ma konieczności wykazywania w pozycji "Nie podlega" sumy kwot z faktur zaliczkowych gdyż nie wykazujemy tego zapisu w ewidencji przychodów.
Jeżeli wystawiamy faktury zaliczkowe oraz faktury końcowe bezpośrednio z programu, podczas ich księgowania program automatycznie wstawi odpowiednie kwoty na podstawie zgromadzonych danych.